Как организовать офисный переезд
Окончание срока аренды или повышение ее стоимости, покупка коммерческой недвижимости или необходимость в дополнительных кабинетах для новых сотрудников – все это приводит к офисному переезду.
Неправильная организация такого процесса может повлечь потерю средств и времени, вызвать недовольство клиентов. Велик риск потерять важную бухгалтерскую, деловую коммерческую, кадровую документацию. Чтобы этого не допустить, необходимо обратиться за помощью в специализированную компанию.
Грамотно организованный процесс нескольких человек позволит быстро перевезти мебель, оргтехнику, компьютеры, канцелярию, документацию, разные мелочи, растения и животных на новое место. Для работы приглашают:
Грузчиков. Если офис небольшой, достаточно 3–4 человек. Если рабочих мест больше 10–15, потребуется помощь большего количества людей – минимум пяти. Трудовой Кодекс РФ запрещает привлекать офисных сотрудников к тяжелой работе (только с согласия и за дополнительную оплату).
Оценщика или координатора. Специалист составляет смету расходов, согласует план перевозки крупных и мелких вещей. Помощь координатора особенно важна, если в компании работает много сотрудников (более 15 человек). В этом случае офисный переезд будут проводить в несколько этапов.
В специализированных компаниях есть возможность заказать комплексные услуги. Опытные грузчики выполняют такелажные работы, которые потребуются при транспортировке сейфов, тяжелых (более 100 кг) рекламных конструкций и витрин, стеллажей и крупногабаритной разборной и неразборной мебели.
Иногда офисный переезд подразумевает съем и перевозку оконных и дверных конструкций. В этом случае нужна оснастка и помощь опытных такелажников. Дополнительно привлекают спецтранспорт – манипуляторы, краны, пр.
Рекомендовано обратить внимание на:
Спектр услуг. Их объем и сложность прописаны в договоре (способ оплаты, график перевозки, перечень работ, сроки предоставления сопутствующей документации – акты выполненных работ, путевые листы, пр.).
Упаковочные материалы. Для защиты перевозимых вещей используют картон, стрейч-пленку, коробки и ящики, пакеты.
Услуги вывоза на утилизацию. Часто заказчики стараются избавиться от старой мебели, оргтехники, сейфов. Выбрасывать такие изделия нельзя – их вывозят на специальный полигон.
Дополнительно перевозчики страхуют груз. Услуга позволяет исключить потери при повреждении хрупких и ценных предметов.